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Optimierung im Wareneingang: die 5S-Methode

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Der Wareneingang eines jeden Unternehmens stellt den ersten physischen Berührungspunkt mit der Ware bzw. den Materialien dar, die im Rahmen des Einkaufs von Lieferanten bezogen werden. Daher ist die Bedeutung eines reibungslosen Prozessablaufs besonders wichtig. Die Auswirkungen eines fehlerhaften Prozesses können direkten Einfluss auf die Durchführbarkeit des Produktionsplans  nehmen und Engpässe verursachen. Für eine optimale Ausführung des Prozesses sind neben der zeitgerechten, systemseitigen Abbildung der Warenbewegungen auch andere Faktoren, wie beispielweise die Organisation der Lagerfläche, des physischen Warenflusses oder der jeweiligen Arbeitsplätze von hoher Bedeutung.

Optimierung der Prozesse im Wareneingang

Eine Überprüfung der vorherrschenden Situation erfolgt anhand einer Wertstromanalyse, bei der neben der systemseitigen Abwicklung ebenfalls der physische Weg der Ware betrachtet werden soll. Besonderer Fokus liegt hier auf den jeweiligen Prozess- sowie Liegezeiten um mögliche Verschwendungen zu identifizieren. Alle noch so kleinen Auffälligkeiten, z.B. Unterscheidungen zwischen Bewegungen im System und der physischen Lagerbewegung, müssen erfasst werden, da diese ausschlaggebend für die Wahl der Methoden zur Optimierung der Prozesse sind. Handelt es sich bei der systemseitigen Abwicklung bereits um die effizienteste Darstellung des Prozesses, so liegt die Ursache für hohe Durchlaufzeiten meist in der Arbeitsplatzumgebung begründet.

Schaffung eines stabilen Prozesses durch Ordnung und Struktur – aber wie?

Einen Teilaspekt, der in diesem Rahmen attackiert und optimiert werden kann, stellt diejenige Verschwendung dar, die aufgrund mangelhafter Organisation und Struktur in der unmittelbaren Arbeitsumgebung verursacht wird. In diesem Szenario ist eine Methodik zu wählen, die sich mit der Optimierung dieser Problemstellung beschäftigt. Die 5S-Methode bietet hierfür ein passendes Verfahren. Die Vorgehensweise kommt aus dem japanischen und ist in fünf Teilprozesse untergliedert:

  1. Seiri Sortiere aus
  2. Seiton Stelle ordentlich hin
  3. Seiso Sauberkeit & Ordnung
  4. Seiketsu Standardisierung
  5. Shitsuke Selbstdisziplin üben

Zu Beginn des 5S-Verfahrens wird innerhalb des Arbeitsumfelds alles aussortiert bzw. entfernt, was im Rahmen der täglichen Arbeit nicht benötigt wird. Die Identifizierung solcher Gegenstände erfolgt in der Ist-Analyse, in welcher alle wertschöpfenden Prozessschritte und deren notwendigen Hilfsmittel definiert werden. Durch diese Vorgehensweise soll vorrangig Platz geschaffen werden, der nachfolgend im optimalen Maße für lediglich die unmittelbar notwendigen Materialien genutzt werden soll.

Nachdem alle Arbeitsplätze mit den relevanten Mitteln ausgestattet sind, gilt es diese im nächsten Schritt sinnvoll, den Prozessfluss begleitend, anzuordnen. Hierzu zählt neben der Gestaltung der Arbeitsplätze auch die Anordnung der Logistikflächen. Infolge der Neugestaltung der Anordnung können Such- und Wegezeiten, die zwei wesentliche Bestandteile von Verschwendung darstellen, reduziert werden.

Anschließend wird der neu konzipierte Arbeitsplatz gesäubert. Zur Aufrechterhaltung der Ordnung kann beispielsweise ein Reinigungsplan entwickelt werden, sodass ein Rückfall in alte Muster vermieden werden kann. Die Sicherstellung von Sauberkeit am Arbeitsplatz ist von besonderer Relevanz für die Gewährleistung von Qualität, da mögliche Defizite in der Qualität frühzeitig erkannt und beseitigt werden können. Auch Präventionsmaßnahmen können in diesem Zuge abgeleitet werden.

Die Standardisierung der Arbeitsplätze trägt hierzu ebenfalls bei, indem eindeutige Markierungen vorgenommen werden. Ein Vorteil der Standardisierung ist, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch das Vorfinden gleicher Strukturen an den Arbeitsplätzen vereinfacht wird. Das verringert bzw. verhindert auch Such- oder Eingewöhnungszeiten in der Einarbeitungsphase.

Im letzten Schritt der Methodik gilt es u.a. den Mitarbeitern bewusst zu machen, dass die neue Ordnung am Arbeitsplatz die Abwicklung des Prozesses optimieren soll und die Veränderung auch für die Mitarbeiter von Vorteil ist. Eindeutige Bodenmarkierungen können zum Beispiel dabei helfen, Weg- bzw. Suchzeiten zu reduzieren, während standardisierte Flächen das Risiko von Verwechslungen minimieren.

Dauerhafter Erfolg durch kontinuierliche Anwendung

Durch neue Prozessschritte, neue Systemlandschaften und Co. können sich die Anforderungen an die jeweiligen Arbeitsplätze und deren Umfeld verändern. Diese Veränderungen können den Erfolg der Methodik abschwächen oder gar eliminieren. Um diesem Rückfall in ein unstrukturiertes Arbeitsumfeld vorzubeugen, ist abschließend festzuhalten, dass ein langfristiger Erfolg nur mittels wiederkehrender Durchführung der Methodik in festen Zeitabständen bzw. bei auftretenden Veränderungen der Prozesse gewährleistet werden kann.

 

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